ניהול שירות ביקורי בית: מהקריאה ועד הדוח לספק

חוזר מינהל רפואה 7/2010, "אמות מידה להפעלת שירות ביקור בית", קובע את הרף לשירות שמבצע ביקורי בית עבור קופות החולים: מוקד מאויש ומוקלט, הגעה תוך 90 דקות באזור עירוני ותוך 150 דקות מחוצה לו, תרופות ל-48 שעות או מרשם, ורשומה שעותק ממנה נשאר אצל המטופל ועותק נוסף נשלח לקופה. לצד הדרישות האלה, השירות מנהל צד תפעולי שלם: ספקים ותעריפים, שיבוץ רופאים, גבייה בדלת, התחשבנות עם הרופאים ודוח חודשי לכל ספק. המאמר עובר על שני הצדדים, לפי הסדר שבו קריאה עוברת בשירות.

מה קובע חוזר 7/2010

החוזר, מיום 17.2.2010, ממוען לחטיבות הרפואה בקופות החולים ועוסק בחברות שמבצעות ביקורי בית עבור הקופות. הוא מ-2010, ולכן לפני שמסתמכים עליו בהסכם, כדאי לוודא מול הקופה שהוא עדיין בתוקף בנוסח הזה.

חלק מהשורות בטבלה הן בעצם שאלות של תיעוד. ההפניה הטלפונית למיון משמשת את המטופל במקום מכתב, ולכן כדאי שתהיה רשומה. ואת זמני ההגעה אפשר להוכיח רק אם הם רשומים.

הרשומה של ביקור בית

לפי החוזר, הרשומה כוללת "פרטים מזהים של המטופל, זמן קבלת הקריאה במוקד וזמן הגעת הרופא, אנמנזה מלאה ומפורטת, פרטי הבדיקה הגופנית כולל ערכי חום, לחץ דם ודופק… האבחנה המשוערת, הטיפול שבוצע והנחיות להמשך… ופרטי הרופא המטפל כולל חתימה וחותמת".

משרד הבריאות מבקר את הרשומות של שירותי ביקורי הבית שהקופות רוכשות. מהציטוטים האלה נגזרות כמה החלטות עבודה:

• זמן קבלת הקריאה וזמן ההגעה הם חלק מהרשומה הרפואית, לא רק מיומן המוקד, ומהם אפשר לבדוק את 90 ו-150 הדקות.
• חום, לחץ דם ודופק נדרשים בכל רשומה, ולכן כדאי שלטופס ביקור הבית יהיו שדות למדדים ולא רק טקסט חופשי.
• הרשומות נשמרות "במסגרת החברה". גם כשהרופא עובד עבור השירות כעצמאי, התיעוד שלו צריך להגיע לרשומות של החברה.

וגם בלי החוזר: חובת התיעוד הכללית

חוק זכויות החולה קובע בסעיף 17 ש"מטפל יתעד את מהלך הטיפול הרפואי ברשומה רפואית", והחובה חלה על כל "מטפל". פקודת בריאות העם קובעת בסעיף 34(ג) ש"הגשת שירותי רפואה" כוללת גם שירות "באמצעים מקוונים או טלפוניים, או בבית החולה". וחוזר המנהל הכללי 9/2019 מגדיר "מוסד רפואי" ככל מקום שבו ניתן טיפול רפואי, ו"מפגש מקצועי" יכול להיות פנים אל פנים, וירטואלי או בלי נוכחות המטופל.

לכן כללי חוזר 9/2019 חלים גם על ביקור בית: רישום בעברית, אלא אם ניתן פטור בכתב; חתום בשם מלא, תפקיד וחותמת עם מספר רישיון; סמוך ככל האפשר לביקור, עם תאריך ושעה; ובלי מחיקה כשמתקנים. גם שיחת הטריאז׳ של רופא המוקד היא חלק מהטיפול, וכדאי לתעד אותה.

לפי סעיף 28(ב) לחוק זכויות החולה, הפרה של סעיף 17 היא עבירה שדינה קנס לפי סעיף 61(א)(2) לחוק העונשין, עד 29,200 ₪, והיא "אינה טעונה הוכחת מחשבה פלילית או רשלנות". הכללים המלאים מפורטים במאמר על חובת התיעוד הרפואי.

מהקריאה ועד הדלת: קבלה, שיבוץ והגעה

הגורם שמעביר לשירות את הקריאות, למשל קופת חולים, חברת ביטוח או מוקד חיצוני, נקרא בהמשך "ספק". ההסדר עם כל ספק קובע אם גובים מהמטופל בדלת וכמה, ובאיזה דוח הביקור יופיע בסוף החודש. לכן הספק נרשם על הקריאה כבר בפתיחתה, ולא משוחזר בדיעבד. ואת התעריף של כל ספק כדאי להגדיר פעם אחת, כך שהסכום לגבייה ייגזר ממנו ולא יוקלד מחדש בכל קריאה.

קריאה טובה נפתחת עם כל מה שהרופא והדוח יצטרכו: המטופל לפי ת.ז, כדי לא לפתוח לו תיק נוסף (חוזר 9/2019 דורש רשומה אחת מאוחדת לכל מטופל); הספק; הסיבה; הדחיפות; והכתובת. למטופל יכולות להיות כמה כתובות, ולכן כדאי לבחור את הכתובת מחדש בכל קריאה.

השיבוץ צריך להראות בכל רגע אצל מי הקריאה ובאיזה שלב היא: חדשה, משויכת, בדרך, בוצעה, לא בוצעה או בוטלה. העברה בין רופאים צריכה להירשם, כי בדיעבד היא מסבירה איחור בהגעה.

הודעה לרופא על קריאה חדשה עלולה להופיע על מסך נעול, ולכן כדאי שתכלול כתובת ודחיפות בלבד, בלי שם המטופל ובלי פרטים רפואיים. הרשות להגנת הפרטיות, במסמך שפרסמה ב-5.3.2024 על העברת מידע רפואי באמצעים דיגיטליים, ממליצה בין היתר לא לשמור מידע על מטופלים בגיבויי ענן לא ייעודיים כמו Google Drive או Dropbox, להעביר את המידע למערכות ייעודיות ולמחוק אותו מהמכשיר, להשתמש בניהול מכשירים (MDM), בסיסמאות חזקות ובאימות דו-שלבי, ולהגדיר נעילה אוטומטית אחרי 30 שניות. בשירות שהרופאים שלו עובדים מהטלפון, ההמלצות האלה רלוונטיות במיוחד.

גבייה בדלת והתחשבנות עם הרופאים

כשמטופל משלם בדלת, לא מספיק לרשום כמה נגבה. רושמים כמה היה צריך לגבות לפי ההסדר עם הספק, כמה נגבה בפועל, ובאיזה אמצעי: מזומן, אשראי, העברה או אחר. הפער בין הסכומים הוא המידע החשוב: תשלום חלקי, הנחה שניתנה בשטח, או ספק שנרשם לא נכון.

הכסף שנגבה נשאר אצל הרופא עד שהוא מעביר אותו לשירות. לכן צריך לדעת בכל רגע כמה כסף נמצא אצל כל רופא, ולסגור את זה מדי תקופה בהתחשבנות אחת עם קבלה, לא בהעברות מזדמנות לאורך החודש. כדאי שאת קבלת הכסף ירשום מי שמנהל את הכספים בשירות, ולא הרופא עצמו.

הדוח החודשי לספק, ותיקונים אחרי שנשלח

בסוף כל תקופה השירות מעביר לכל ספק דוח של הביקורים שביצע עבורו. דוח שימושי מסונן לפי תקופה, ספק, סטטוס ורופא, ומציג סיכומים לכל ספק. לפני ששולחים, כדאי להצליב ביקורים מול קריאות: ביקור בית שנפתח בלי קריאה, למשל כשהרופא כבר היה אצל המטופל, עלול לא להופיע בדוח לספק ולהיעלם מההתחשבנות.

התיקונים הם החלק הקשה. ספק שנרשם לא נכון, סטטוס שגוי או רופא שהוחלף מתגלים לפעמים רק אחרי שהדוח נשלח. מה שעובד: כל תיקון נרשם עם סיבה; שורה שתוקנה מסומנת, עם הערך שלפני ואחרי, מי תיקן ולמה; ואפשר להפיק רשימה של מה שתוקן מאז שהדוח נשלח, כך שהספק מקבל עדכון ולא דוח חדש להשוואה ידנית.

אם הספק מבקש גם את סיכומי הביקור, בדקו מי הוא. לפי חוזר 9/2019, קופת החולים של המטופל פטורה מוויתור סודיות לצורך רצף טיפולי ותשלום. למסירה לגורם אחר, למשל חברת ביטוח, צריך בסיס אחר לפי סעיף 20 לחוק זכויות החולה, כמו הסכמת המטופל, ומוסרים רק "במידה הנדרשת לצורך הענין".

רשימת בדיקה לשירות ביקורי בית

1. מוקד מאויש ומוקלט, ורופא תורן שמעריך דחיפות בטלפון ומתעד את ההחלטה.
2. לכל קריאה: ספק, סיבה, דחיפות, כתובת ושעת קבלה.
3. שעת הגעה רשומה, כדי שאפשר יהיה לבדוק עמידה ב-90 או ב-150 דקות.
4. תרופות ל-48 שעות בתיק הרופא, או מרשם.
5. הכשרת ACLS מהשנתיים האחרונות לכל רופא, ותיעוד שלה אצל השירות.
6. רשומה עם כל מה שהחוזר מונה, כולל חום, לחץ דם ודופק, חתומה ועם חותמת.
7. עותק למטופל, עותק לקופה, והרשומות נשמרות בחברה.
8. לכל ביקור: סכום לגבייה, סכום שנגבה בפועל ואמצעי התשלום.
9. התחשבנות תקופתית עם כל רופא, עם קבלה.
10. דוח לספק עם תיקונים מתועדים, ורשימה של מה שתוקן מאז שנשלח.

איך זה נראה ב-QCare

במודול ביקורי הבית של QCare המוקד פותח "קריאה חדשה" עם סיבה, דחיפות, "כתובת", שבה מוצעות הכתובות השמורות של המטופל, ו"ספק", שממנו נגזר הסכום לגבייה; את הקריאה משבצים לרופא ב"שיוך רופא", או משאירים "ללא שיוך" עד שרופא לוקח אותה. הרופא מקבל התראה בטלפון, באפליקציה המותקנת, עם כתובת ודחיפות בלבד, רואה את הקריאות שלו ב"רק שלי", מתקדם ב"יצאתי" ו"הגעתי", ופותח ב"פתיחת ביקור" ביקור מתועד רגיל על תיק המטופל.

ב"רישום גבייה" נרשמים "לגבייה" מול "נגבה בפועל" ואמצעי התשלום; "כסף אצל הרופאים" מראה מה כל רופא גבה ועוד לא העביר, ו"קבלת הכסף", שרושם המנהל, סוגרת את זה בקבלה אחת. "דוח ספקים" מסונן לפי תקופה, ספק, סטטוס ורופא, יוצא להדפסה, ל-PDF ולאקסל, ומוריד את סיכומי הביקור של התקופה כקובץ ZIP של PDF, עם תיקייה לכל ספק. "תיקון גורף" של ספק, סטטוס או רופא מחייב סיבה, שורה שתוקנה בדיעבד מסומנת "תוקן" עם לפני ואחרי, ו"רק שתוקנו מאז" מציג את מה שהשתנה מאז שהדוח נשלח. ביקורים שנפתחו בלי קריאה מופיעים תחת "ביקורים שלא שויכו לקריאה", ושם משייכים אותם לקריאה או רושמים עבורם קריאה לספק.

המידע במאמר הוא כללי, נכון למועד הכתיבה, ואינו ייעוץ משפטי. לשאלות על המקרה שלכם — פנו לעורך דין או לגורם המוסמך.